Bedrijfsvoering | 4e Kwartaalrapportage 2018

Binnen de gemeente Deventer werken medewerkers met plezier aan de Deventer vraagstukken. Een organisatie waarin integraal gewerkt wordt, over domein- en teamgrenzen heen. We zoeken steeds de samenwerking in logische ketens, waarbij die keten niet ophoudt bij de organisatiegrens. We werken van buiten naar binnen, van binnen naar buiten en met ons hoofd en hart voor Deventer.
We ontwikkelen ons tot een organisatie die flexibel, communicatief en netwerkend is. Zo kunnen we inspelen op wat de samenleving ons vraagt. Onze rolinvulling bepalen we mede afhankelijk van het maatschappelijke vraagstuk.
We werken samen volgens onze kernwaarden Zorgzaam, Open, Verantwoordelijk en Durf. We sturen op basis van:

vertrouwen: minder kaders, maar wel steviger;
besliskracht: korte beslislijnen.

Om dit mogelijk te maken scheppen we vanuit het programma Bedrijfsvoering de voorwaarden voor de gemeentelijke organisatie met:

een solide begroting en een eigentijdse planning- en controlcyclus;
modern en slagvaardig management;
een op de gemeentelijke ontwikkeling toegesneden HR-programma;
duurzame huisvesting waarin gebouw en voorzieningen optimaal worden benut;
betrouwbare informatiehuishouding/-voorziening en informatieveiligheid;
kaderstelling, advisering en ondersteuning bij de invoering van de privacy wet- en regelgeving (AVG);
hoogwaardige advisering en ondersteuning op het gebied van Financiën, HR, Communicatie, Juridische Zaken en Inkoop en Kennis en Verkenning (onderzoek en statistiek).

Op al deze lijnen is continu innoveren het uitgangspunt. Deventer, Olst-Wijhe en Raalte (DOWR) hebben een samenwerkingsverband op het gebied van bedrijfsvoering. De financiële administratie, de gemeentelijke belastingen, de ICT, de facilitaire zaken en het inkoopadvies leveren we in dit verband vanuit de gemeente Deventer.

Taakvelden
0.4 Overhead; 0.10 Mutaties reserves.

Doelstellingen

4e kwartaal

Prognose doelstelling	Gewijzigd	Goed	>75%	<75%	Niet goed	Onbekend
Aantal	0	4	0	0	0	0

3e kwartaal

Prognose doelstelling	Gewijzigd	Goed	>75%	<75%	Niet goed	Onbekend
Aantal	0	4	0	0	0	0

Prestaties

4e kwartaal

Prognose prestatie		Gewijzigd	Goed	>75%	<75%	Niet goed	Onbekend
Aantal		0	17	0	0	0	0

3e kwartaal

Prognose prestatie		Gewijzigd	Goed	>75%	<75%	Niet goed	Onbekend
Aantal		0	17	0	0	0	0

Voortgang doelstellingen en prestaties

Toon prestaties bij doelstellingen

Voortgang doelstelling

Bevorderen van de sturing en beheersing

Voortgang bijbehorende prestaties

Bevorderen risicogericht werken

Versterken van control

Voeren van financieel solide beleid en –beheersing

Kwartaalrapportages

Voortgang doelstelling

Professionele medewerkers en managers

Voortgang bijbehorende prestaties

Strategisch leer- en ontwikkelplan

Vergroten flexibiliteit en bredere inzetbaarheid medewerkers

Gezonde en plezierige werkplek

Open dialoog

Gelijke kansen

Voortgang doelstelling

Informatievoorziening die past.

Voortgang bijbehorende prestaties

Informatiebehoefte

Open data

Digitalisering en zelfservice

Laagdrempelige informatievoorziening

Voortgang doelstelling

Basis op orde

Voortgang bijbehorende prestaties

I-infrastructuur

Implementatie van nieuwe aanbestedingsrichtlijn

Implementatie Aanbestedingswet, Wet Arbeidsrelatie en Wet bescherming persoonsgegevens.

Borging informatieveiligheid

Standenregister

Exploitatie (bedragen x €1.000)
Programma	Besloten via	Lasten	Baten	Saldo	Document
Bedrijfsvoering	Begroting 2018	32.814	7.484	-25.330	Begroting 2018
	Najaarsrapportage 2017	563	162	-401	Najaarsrapportage 2017
	Jaarrekening 2017	1.629	-16	-1.645	Jaarrekening 2017
	2e kwartaalrapportage 2018	-569	144	713	2e kwartaalrapportage 2018
	Ambtelijke wijzigingen	-151	-168	-17
	3e kwartaalrapportage 2018	-739	136	875	3e kwartaalrapportage 2018
	Totaal programma	33.547	7.742	-25.805
Reserves (bedragen x €1.000)
Programma	Besloten via	Lasten	Baten	Saldo	Document
Bedrijfsvoering	Begroting 2018	540	637	97	Begroting 2018
	Najaarsrapportage 2017		547	547	Najaarsrapportage 2017
	Jaarrekening 2017		1.645	1.645	Jaarrekening 2017
	2e kwartaalrapportage 2018	18	108	90	2e kwartaalrapportage 2018
	3e kwartaalrapportage 2018	174	-12	-186	3e kwartaalrapportage 2018
	Totaal programma	732	2.925	2.193
Investeringen (bedragen x €1.000)
Programma	Besloten via	Lasten	Baten	Saldo	Document
Bedrijfsvoering	Begroting 2018	1.125	0	-1.125	Begroting 2018
	Najaarsrapportage 2017	505	0	-505	Najaarsrapportage 2017
	Jaarrekening 2017	1.398	0	-1.398	Jaarrekening 2017
	3e kwartaalrapportage 2018	1.128	0	-1.128	3e kwartaalrapportage 2018
	Ambtelijke wijzigingen	92	0	-92
	Totaal programma	4.248	0	-4.248

Budgetoverhevelingen

Onderwerp	Lasten	Baten	Saldo
Werkbudget CISO-Privacy	43	0	43
Frictiekostenbudget Communicatie	65	58	7
Leren en ontwikkelen	201	0	201
Informatieveiligheid	113	40	73
ICT projecten	383	382	1
Softwarepakket Financiele administratie/Belastingen	364	364	0
Frictiebudget Bedrijfsvoering	42	42	0
Frictiebudget Directieraad	175	0	175
Totaal	1.386	886	500

Saldo na resultaatbestemming en budgetoverheveling

(bedragen x €1.000)	Saldo
Saldo na resultaatbestemming	675
Saldo budgetoverheveling	500
Saldo na budgetoverheveling	175

Toelichting voorlopig saldo na budgetoverheveling (voordeel €175.000)

Faciliterende zaken (voordeel €101.000)

Bij het team Facilitaire zaken is er een voordeel op uitgaven en inkomsten van de facilitaire kosten. Deze lagere uitgaven bestaat met name uit dienstreizen, parkeergelden, forenzen vergoedingen, ARBO, kantoorartikelen, verbruik warme dranken, restauratieve voorzieningen en kosten printen, Voordeel op de inkomsten komt met name door het in rekening brengen van cateringkosten bij derden, het gebruik door derden van het gebouw en haar faciliteiten en inkomsten uit werkzaamheden voor andere gemeenten (begeleiding bij huisvestingprojecten).

I-werkorganisatie (voordeel €175.000)

Bij het I-Werkorganisatie is vooral op de personeelskosten een voordeel gerealiseerd dat zich laat verklaren door de volgende aspecten.
Het invullen van alle vacatures uit het Uitvoeringsplan Organisatieontwikkeling heeft in 2018 gefaseerd plaatsgevonden;

In 2018 is voor het eerst gewerkt met het activeren van projecturen voor instandhouding zoals conform het Uitvoeringsplan Organisatie Ontwikkeling is besloten.
Er waren nog eenmalige middelen beschikbaar uit de financiële impuls 2016 die niet meer nodig bleken doordat de organisatieontwikkeling goed voortschrijdt.
Vergeleken met het derde kwartaal is de prognose van externe inhuur naar beneden bijgesteld in verband met ziekte, vakantie of door het eerder stoppen van externen.

In het kader van de BBV richtlijnen dienen vanaf 2018 de ICT kosten (met name Software) per taakveld begroot en gerapporteerd te worden.
Er heeft ten behoeve van de begroting 2018 een administratieve toerekening plaatsgevonden, terwijl gedurende het jaar wel conform realisatie per taakveld is verantwoord. Voor de begroting 2019 zullen we starten met correcties in de begroting zodat begroting en realisatie weer matchen.
Alle ICT kosten worden in DOWR verband gemanaged en verantwoord. Overschotten en tekorten die nu per taakveld zichtbaar zijn worden binnen DOWR i gecompenseerd.

Directiebudget (nadeel €83.000)

Daarnaast is er een nadeel te zien op het directiebudget van €83.000 (o.a. onkosten onderzoek, ontslagvergoeding).

Investeringen

(bedragen x €1.000)
	Primitieve begroting		Begroting na wijziging		Rekening		Verschil
Uitgaven t.l.v. investeringen		1.125		4.248		2.824		-1.425
Inkomsten t.g.v. investeringen						38		38
Saldo		-1.125		-4.248		-2.786		1.463

Toelichting

Er is voor ruim €1,4 miljoen minder geïnvesteerd dan gepland. Dit is met name te verklaren door:
Er is minder geput als gevolg van de implementatie van het nieuwe software pakket bij Belastingen en Financiële administratie die niet heeft plaatsgevonden. De nieuwe aanbesteding zal in 2019 plaatsvinden. Hiervoor zal €364.000 naar 2019 worden overgeheveld. Voor de eenmalige ICT projecten is €368.000 minder geput. Ook deze zullen naar 2019 worden overgeheveld. Daarnaast is het voordeel van €156.000 van Facilitaire zaken (gebouw gebonden kosten) gestort in de reserve huisvesting.

4e kwartaal

ICT - Het NIeuwe Werken Onvoorzien	0.4
ICT - Office 365 / Windows 10	0.4	Offcie 365 loopt vertraging op. Eerst is de hardware op orde gebracht en daarom zijn ook de investeringen van de roadmap ICT naar voren gehaald. Het budget zal worden overgeheveld naar 2019.
ICT - Omgevingsdienst	0.4
ICT-Infrastructuur DDDW	0.4
ICT - Deventer Wijzer/I-pads	0.4
Fietsenstalling Binnenstad	2.2
ICT - Harmonisatie	0.4	Dit project kan worden afgesloten.
Inrichting Stadsetalage (SHK)	0.4	De inrichting stadsetalage was on hold gezet in afwachting van keuze voor het gebruik. Inmiddels is een besluit genomen om de stadsetalage in te richten als duurzaamheidscentrum. Op dit moment wordt onderzocht welke aanvullende voorzieningen hiervoor nodig zijn.
Optimalisatie huisvesting (SHK)	0.4	In het kader van de optimalisatie van de huisvesting van het Stadhuiskwartier is een keuze gemaakt voor meer toegankelijke toegangspoortjes. De verwachting is dat deze in het voorjaar van 2019 worden geplaatst.
Akoestische maatregelen (SHK)	0.4	In het kader van de nazorg van het stadhuis moeten er nog investeringen gedaan moeten worden om de akoestiek te verbeteren. In afstemming met directie en gebruikers is een stappenplan opgesteld om maatregelen fasegewijs door te voeren. Eerst zijn in twee domeinen hiervoor voorzieningen aangebracht. De effecten zijn inmiddels gemeten en zijn positief. Een aanbesteding voor aanvullende akoestische voorzieningen is in voorbereiding.
ICT-Roadmap	0.4	Roadmap bevat upgrades en vervangingen die over meerdere jaren zijn geprognosticeerd.
ICT-Backup	0.4	Aanvang in 2018. vervolg vervanging Netwerkbackup vindt plaats in 2019.
ICT-Netwerkswitches	0.4	Aanvang in 2018 in combinatie met Hardware servers. Vervolg vindt in 2019 plaats.
ICT-Hardware Servers/Blades/Enclosures	0.4	Vervanging in 2018 afgerond.
ICT-Client Hardware Laptop	0.4	Start uitlevering in 2018 en verdere uitrol in Q1 van 2019.
ICT-Beeldschermen	0.4	Deze maakt onderdeel van de roadmap.
ICT-Smartphones	0.4
ICT-Storage	0.4

3e kwartaal

ICT - Het NIeuwe Werken Onvoorzien	0.4
ICT - Office 365 / Windows 10	0.4	Offcie 365 loopt vertraging op. Eerst is de hardware op orde gebracht en daarom zijn ook de investeringen van de roadmap ICT naar voren gehaald. Het budget zal waarschijnlijk bij de jaarrekening worden overgeheveld naar 2019.
ICT - Omgevingsdienst	0.4
ICT-Infrastructuur DDDW	0.4
ICT - Deventer Wijzer/I-pads	0.4
Fietsenstalling Binnenstad	2.2
ICT - Harmonisatie	0.4	Dit project kan worden afgesloten.
Inrichting Stadsetalage (SHK)	0.4	De inrichting stadsetalage is on hold gezet in afwachting van keuze voor het gebruik die nog gemaakt moet gaan worden.
Optimalisatie huisvesting (SHK)	0.4	In het kader van de optimalisatie van de huisvesting van het Stadhuiskwartier is nog in onderzoek de keuze van de tourniquettes (toegangspoortjes).
Akoestische maatregelen (SHK)	0.4	In het kader van de nazorg van het stadhuis moeten er nog investeringen gedaan moeten worden om de akoestiek te verbeteren. In afstemming met directie en gebruikers is een stappenplan opgesteld om maatregelen fasegewijs door te voeren. Eerst zijn in twee domeinen hiervoor voorzieningen aangebracht. De effecten zullen worden gemeten. Afhankelijk van de effectmetingen zullen keuzes worden gemaakt.

(bedragen x €1.000)
	Primitieve begroting	Begroting na wijziging	Rekening prognose	Verschil prognose
Lasten	32.814	33.546	32.031	-1.515
Baten	7.484	7.741	7.956	215
Voor resultaatbestemming	-25.330	-25.805	-24.075	1.730
Stortingen in reserves	540	732	888	156
Puttingen uit reserves	637	2.925	2.026	-899
Na resultaatbestemming	-25.233	-23.612	-22.937	675